Переводим рабочие процессы в понятные цифровые системы.
Цифровизация для нас — это не установка ещё одной программы. Сначала нужно понять, как устроен процесс сейчас: кто в нём участвует, откуда появляются данные, где возникают ручные операции, задержки и потеря информации.
После этого можно определить, что действительно стоит изменить: использовать готовую систему, связать несколько существующих или разработать недостающий инструмент.
Что меняется
Во многих компаниях один процесс постепенно оказывается распределён между почтой, таблицами, мессенджерами, 1С и другими системами.
Часть информации приходится переносить вручную, статусы хранятся в разных местах, а выполнение процесса зависит от того, помнит ли конкретный сотрудник о следующем действии.
Задача цифровизации — сделать процесс управляемым: чтобы было понятно, где находятся данные, кто отвечает за следующий шаг, в каком состоянии находится работа и что должно произойти дальше.
При этом не обязательно переносить всё в одну систему. Часто правильнее сохранить уже используемые инструменты и организовать между ними нормальный обмен данными.
Что это может быть
Например:
- приём нового сотрудника;
- обработка обращений пользователей;
- внутренний HelpDesk;
- работа с клиентами;
- согласование документов;
- учёт оборудования;
- обработка входящих документов;
- внутренние порталы и сервисы.
Главная задача — убрать ручные действия там, где они не нужны, и сделать состояние процесса видимым.
Интеграция вместо ручного переноса
Нередко нужные компании системы уже существуют, но работают отдельно друг от друга. Из-за этого данные приходится переносить вручную, а состояние одного процесса хранится сразу в нескольких местах.
В таком случае важно определить, какие инструменты стоит сохранить и где между ними нужен обмен данными. Технические способы интеграции и автоматизации рассматриваются отдельно в направлениях «Корпоративные системы» и «Автоматизация».
Как мы работаем
Начинаем не с выбора продукта, а с самого процесса.
Определяем:
- кто участвует;
- какие данные используются;
- какие действия выполняются вручную;
- где принимаются решения;
- какие системы уже задействованы;
- что является результатом процесса.
После этого проектируем целевую схему.
Где возможно — сохраняем существующие инструменты. Если их недостаточно, определяем, какой элемент процесса нужно изменить или дополнить.
После внедрения проверяем процесс на реальных сценариях и документируем его работу.
Не автоматизировать ради автоматизации
Не каждый процесс требует сложной системы.
Если задача нормально решается простой формой, скриптом или небольшой интеграцией, нет смысла строить вокруг неё отдельную платформу.
Автоматизация имеет смысл там, где она:
- сокращает ручную работу;
- уменьшает количество ошибок;
- делает состояние процесса понятным;
- ускоряет передачу информации;
- позволяет контролировать сроки и ответственность.
Что используем
В зависимости от задачи это могут быть:
1С, Битрикс24, CRM, HelpDesk, OCR, REST API, корпоративные порталы, системы мониторинга, внутренние сервисы и собственные интеграции.
Конкретный набор технологий определяется задачей, а не наоборот.
